Reformas de oficinas: 17 consejos e ideas para empezar.

Empezar a planear el diseño de oficinas y las reformas de oficinas hace que los empresarios se sientan estresados.

Esto ocurre sobre todo cuando piensan en lo que les le cae encima al desarrollar proyectos de reformas de oficinas.

Normalmente, las reformas de oficinas no son muy apreciadas por la empresas. Pero saben que los resultado obtenidos son primordiales para conseguir tanto una imagen renovada para los clientes como unas infraestructuras que permitirán mejorar el rendimiento de los trabajadores. Mayor fluidez con los colaboradores y partner y de una mejor comunicación y colaboraciones con los proveedores. Producen ese estrés durante todo el desarrollo de la misma.

Las reformas de oficinas y espacios de trabajo en general tienden a reducir la productividad de una empresa durante ese tiempo. Dejar a algunos departamentos fuera de sus instalaciones y el caos durante la transición puede ser una solución.

En este tiempo, los empleados tienen un trabajo extra durante el proceso de transición, además de sus tareas diarias. Esto supone un sobre esfuerzo que hay que tener en cuenta a la hora de planificar todo el proyecto de reformas de oficinas.

Si bien a la mayoría de las empresas no les gusta la idea de hacer una reforma, es posible hacerlo con éxito sin muchas dificultades, siempre que se haga de la manera correcta.

Muchas empresas lo han hecho anteriormente y no hay razón para que ningún empresario tema la idea de la renovación de su oficina.

Hemos preparado algunos consejos para una reforma de oficina exitosa para ayudarte a aliviar la tan temida carga de hacer una reforma en condiciones en tu oficina.

Sigue leyendo para saber cómo puedes diseñar y reformar tu oficina con éxito.

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1. Hazte las preguntas importantes antes de empezar las reformas de oficinas

• ¿Es una reforma de oficinas la mejor opción?

• ¿Estamos 100% seguros de que la reubicación no es una mejor opción?

• ¿Cuáles son los objetivos y metas detrás de estas reformas de oficinas?

• ¿Existe alguna barrera, financiera o física, para completar una renovación con éxito?

• ¿Qué necesitas para conseguir los objetivos de tu empresa?

• ¿Qué problemas pueden haber en el cronograma durante la reforma de la oficina?

• ¿Requerirá de traslados temporales a otro oficina?

• ¿Puedes mantener a tus empleados motivados durante el proyecto de reforma?

• ¿Cuánto dinero estás dispuesto a invertir en la reforma?

Solo después de haberte preguntado, meditado y respondido este tipo de preguntas, podrás determinar si las cosas están en orden para comenzar a planificar la reforma de tu oficina.

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2. Establece unas metas realistas y mantente en ellas.

La mayoría de los empresarios no se despiertan y deciden de golpe renovar sus espacios de trabajo sin una razón válida.

Siempre hay una razón detrás de la necesidad de renovar una oficina o espacio de trabajo.

Si no tienes una buena razón, debes comenzar por establecer una buena razón un buen objetivo para esa transición hacia un espacio de trabajo más eficiente y agradable. Al tener un propósito, asegúrate de ceñirte a él y de no tenerlo sesgado.

Establecer una meta te permitirá ceñirte a tus planes y abordar otras cosas que puedan surgir después de alcanzar tu meta.

3. Verifica la cantidad de dinero que tu empresa gasta en tus oficinas en alquileres y gastos generales

Cuesta un promedio de entre 25€ y 45€ por metro cuadrado (precios del centro del Madrid) contratar un espacio de oficina para la mayoría de las empresas.

Muchas grandes empresas gastan millones en el alquileres de espacios para tener sus espacios de trabajos y oficinas en todo el mundo.

Pregúntate cuánto dinero gastarías si el 50% de sus empleados trabajasen de forma remota. Tienes que tener en cuento no sólo el precio del alquiler, sino también los gastos generales que generaban oficina de grandes dimensiones (aunque haya que subvencionar el trabajo desde casa de algunos empleado con la infraestructura necesaria en sus hogares: material informático, sillas y mesas adecuadas, adsl, etc.)

4. Aprovecha los datos disponibles

Es fundamental disponer de datos a la hora de tomar decisiones críticas.

Solo puedes tomar decisiones claras cuando tienes datos existentes y de primera mano antes de empezar reformas de oficinas. En caso de que no tenga datos sobre el espacio que tienes y la que necesitas, te resultará difícil tomar decisiones acertadas.

Sin datos precisos sobre el espacio de tu oficina, solo escucharás quejas sobre la falta de espacio para salas de reuniones y zonas de trabajo y las constantes demandas de más espacio.

Sin embargo, puedes evaluar los datos sobre el espacio actual e incluso, a lo mejor, darte cuenta de que no tienes que renovar el espacio en absoluto.

5. Céntrate en la colaboración entre los empleados.

En promedio, se llevan a cabo once millones de reuniones en todo el mundo cada día. Si tu empresa planea reformar la oficina sin tener un buen objetivo, entonces debe considerar la colaboración como objetivo de factor de mejora.

La nueva configuración de los espacios de trabajo también deberían estar adecuados para favorecer una colaboración óptima.

6. El éxito de una reforma de oficinas no llega sin esfuerzo y sin planificación.

Es fundamental tener un diseño bien pensado e invertir en la última tecnología para conseguir un espacio de trabajo óptimo.

Elige sólo la mejor tecnología para oficinas y consigue una colaboración de alta calidad para asegurarte de que el proyecto de reforma de tu oficina se complete con éxito.

Por ejemplo, se debería integrar la videoconferencia en el presupuesto de reforma de la oficina en caso de que aún no haya instalado una o si la actual está anticuada.

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7. Asegúrate de que tus equipos laborales de tu empresa estén formados.

Las reformas y acondicionamientode oficinas y espacios del trabajo generalmente involucran a personal experto especializado ensoluciones de instalacionesinformáticas.

Las mayoría de los empresarios saben del papel fundamental que desempeñan los responsables de TIC (Tecnologías de la información y la comunicación) durante un proyecto de reformas de oficinas.

Por lo tanto, debes asegurarte de que todos las personas involucradas estén formadas y preparadas e incluirlas a todas durante el proyecto de reforma para aprovechar al máximo la transición de la antigua estructura de oficina a la nueva. Las empresas tienen que evolucionar siempre.

Además, la fuerza laboral de tu empresa continúa globalizándose cada vez más de forma inevitable y deseable. Por lo tanto los espacios de trabajo seguirán evolucionando y cambiando con el paso del tiempo.

8. Diferenciar y decidir entre lo que quieres y lo que necesitas cuando emprendes reformas de oficinas.

Es posible que hayas visto sillas de oficina de 1.000 euros. El fabricante seguro te garantiza que tus empleados se sentirán como si estuvieran sentado en una nube.

Pero el hecho es que una vez que esas sillas salgan del camión a tu oficina, valdrán la mitad.

Los planes futuro de crecimiento empresarial o fusiones pueden requerir una renovación para adaptarse al nuevo espacio. Pero puede que esos no sean tus deseos.

También es peligroso una reforma sólo destinada a darle un lavado de cara a tu empresa en dificultades (ya que probablemente tenga un aspecto obsoleto). Quizás lo hagas pensando en ganar más clientes cuando entren por la puerta.

En Decoración de Stands y en Dysenyo apostamos por fabricantes nacionales. Todos ellos con unos precios más acordes con la economía de nuestro país. Sin embargo tienen unas calidades al nivel de cualquier fabricante norte europeo u norteamericano. Te ofrecemos suministro muebles de oficina de los mejores fabricantes.

9. Prepara un presupuesto de máximos y recorta lentamente.

Cuando realices tú y tu equipo de trabajo en el proyecto de reforma la planificación debéis pensar en los contratiempos que van a surgir y que va a afectar al presupuesto y al cronograma.

Reserva parte del presupuesto para contingencias de al menos el 10% para gastos imprevistos.

Se debe reubicar una tubería; cambiar unas estructuras de suministros; cambiar algunas ubicaciones de ciertos espacios que no se han tenido en cuenta; acomodar una nueva pantalla de proyección incorporada a última hora; etc. aumentará los costes rápidamente.

10. Planifica un cronograma realista para toda la reforma de la oficina.

Generalmente, las reformas de oficinas deben realizarse durante un período de calma empresarial. Con ello se afectará lo menos posible en los negocios de la empresa.

El cronograma debe tener en cuenta asuntos como:

• Fluctuaciones estacionales en los negocios.

• Disponibilidad de los contratistas.

• Momentos críticos en el desarrollo del proyecto.

11. Piensa en una estrategia de futuro

• ¿Las reformas planificadas harán que el espacio de la oficina sea más o menosutilizablepronto?

• ¿Se podría quedar pequeño en espacio en dos años?

• ¿Qué cantidad de los costes de reforma es amortizable?

• ¿Está realizando cambios sean atractivos para el futuro?

12. Ten en cuenta invertir en ecología

• ¿A qué parte de la reforma puedes darle un toque "verde"?

• ¿Ventanas energéticamente eficientes?

• ¿Iluminación LED en lugar de fluorescente?

• ¿Materiales reciclados?

• ¿Sistemas de climatización más eficiente energéticamente?

La construcción de una oficina ecológica podría atraer a futuros clientes comprometidos con esa filosofía. Y también retener a personal con talento en tu empresa.

También agrega puntos a la reputación de tu empresa para poder decir que funcionáis con una oficina sostenible y ecológica.

13. Investiga el edificio y espacios actuales antes de del diseño de oficinas.

Tómate tu tiempo para examinar el espacio existente en persona y de primera mano.

También pídele a la propiedad del edificio la documentación de arquitectura e ingeniería para ver junto con la empresa de diseño y reformas de oficinas correctamente con qué está trabajando.

• ¿Hay algún punto fuerte en la construcción en la que deba concentrarse?

• ¿Hay mobiliario e estructuras que valga la pena guardar?

Utiliza los planos del edificio como guía, pero haz que tu equipo de diseño haga un recorrido por los espacios. Con ello podréis evaluar, hacer mediciones y verificar la medidas y estructuras de los espacios que aparecen los planos.

Cuanto más precisas sean las mediciones e indicaciones reales que obtenga, menos obstáculos y costos de construcción tendrá durante la reforma.

Y no te olvides del exterior (si tienes la oportunidad de poder actuar en ella).

• ¿La reforma de su oficina requiere actuaciones en interiores y exteriores?

• ¿Existe una oficina o servicios del edificio que existen por ser un poco antiguo?

El diseño del lugar de trabajo tiene un efecto significativo en la atracción y retención de empleados. La parte de diseño, decoración de estructura, de distribución y de espacios es un indicador claro de si una oficina es un lugar bueno o malo par trabajar.

Por lo tanto, investiga y pregunta a tus diseñadores de oficinas para averiguar qué requiere tu oficina para atraer a los empleados actuales y futuros.

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14. Elabora una estrategia de reformas de oficinas

Si no creas una estrategia bien pensada, no obtendrás el mejor retorno de tu inversión de tu espacio de oficina mejorado y mejorado.

La primera fase adopta la estrategia de preparar el presupuesto de reformas de oficinas, acondicionamiento y mobiliario de oficina estimado. Suma los costos de construcción, materiales requeridos, mano de obra, muebles nuevos, etc. Asegúrate de dejar un margen de maniobra ya que los gastos sorpresa casi siempre surgen.

¿Tiene espacios vacíos o espacios para espacios de esparcimientos, columpios, mesas de ping pong, futbolines, zonas de videojuegos, zonas de siesta, etc. en los que puede colocarlos? Si no es así, necesitará encontrar algunos.

En términos de diseño de oficinas y de reforma de oficinas, recuerde: la cantidad de empleados que tienes; el crecimiento futuro, tanto de espacio como de empleados; la funcionalidad de cada uno de los espacios de la oficina; la tecnología necesaria; de cómo les gusta trabajar a tus empleados; y de las tendencias de diseño de oficinas.

Haga que el equipo de diseño y el contratista trabajen juntos (aunque normalmente vienen juntos, las empresas de reformas tienen diseñadores asociados y los estudios de diseño de oficinas colaboran con contratistas de confianza) para decidir el mejor plan y el cronograma a poner en práctica para un proyecto de reforma sin problemas.

15. Mantén la comunicación fluida y constante con quienes están involucrados en la reforma de la oficina.

Las personas que deben participar en le proyecto de reforma de una oficina incluyen el equipo de diseño, el contratista, el propietario, las partes interesadas y el personal de la oficina.

Recomendamos crear un plan de comunicación detallado para mantener a todos actualizados sobre los proyectos y el cronograma de trabajo, así como gestionar las expectativas del personal. Con las nuevas tecnologías es todo mas sencillo: email, Whatsapp, etc.

Para mantener la comunicación abierta, haz que el personal de recursos humanos o el equipo de diseño envíe una copia del horario de trabajo propuesto a todos los involucrados y actualice cualquier cambio de fechas que ocurra a diario.

Se debería realizar una reunión en la que se puedan discutir y mostrar los planes para comunicar. Discutir en esa reunión la visión del plan de reforma y desechar cualquier inquietud que pueda surgir.

También es una buena idea dejar que sus empleados se involucren en la renovación antes de que comience la construcción. Pueden dejar us ideas y opiniones en un tablón o buzón ya sea físico o informático. Pregúnteles qué ideas de diseño les gustaría implementar.

Una vez que la reforma esté en marcha, ofrece al personal recorridos y actualizaciones periódicas, para que estén al tanto y se sientan involucrados y apreciados. Sentirse apreciado por las empresas y sus directivos, especialmente entre los millennials, contribuye a una mayor lealtad hacia la empresa. Por lo tanto favorece que prefieran seguir con su talento mejorando el funcionamiento de la merca.

16. Mantén niveles adecuados de productividad durante la reforma de la oficina.

Parte de tu estrategia durante la reforma debe ser mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Pero recuerda que durante una reforma, la productividad de los empleados se ve muy afectada. En ciertos casos, puede bajar severamente, a menos que se tenga en cuenta algunas cosas.

Planifica y mantén altos niveles de productividad a lo largo de su proyecto de reforma. Se debe mantener el desorden al mínimo. Hay que mantener abiertas la comunicaciones y proporcionar los niveles adecuados de iluminación y ruido.

Luces son un factor crucial que afecta la productividad de los empleados. Asegúrate de que las ventanas no estén cubiertas y no dejen pasar la luz adecuada.

Si no es posible disponer de luz artificial hay luces artificiales disponibles adecuadas. Estas pueden proporcionar suficiente energía y buen humor a sus empleados para mantener la productividad.

Los ruidos distraen y las personas se ven afectados por los sonidos (más los hombre que las mujeres). Intenta ayudar a contrarrestar los ruidos de la reforma dando a los empleados auriculares con cancelación de ruido. Otra opción es que el contratista programando a los para que trabajen al final de la tarde / noche cuando los empleados salen del trabajo. Otra opción es que algunos de tus empleados trabajen desde casa por un tiempo.

17. Prepara e informa a tus empleados sobre las nuevas estructuras de trabajo y espacios.

El factor más crítico de si la reforma de la oficina es un éxito o no es si los empleados se sienten cómodos y felices trabajando en sus nuevas instalaciones.

Sin embargo, no se puede simplemente crear el espacio, lanzar a los empleados de tu empresa a los espacios de tu nueva oficina y esperar que la productividad, la inspiración y los ingresos aumenten de golpe.

Los empleados necesitan un poco de tiempo para acomodarse la los espacios; al mobiliario; a las nuevas tecnologías implantadas; etc. Deben acostumbrarse a los cambios, al igual que las personas con cualquier tipo de cambio de vida.

Los empleados de las oficinas de tu empresa también deberán recibir formación e información sobre el nuevo espacio. También deben adaptarse y aprender a utilizar las tecnologías que ahora tienen a su disposición.

Haz que los supervisores o los jefes de equipo de trabajo en a oficina realicen recorridos por el nuevo espacio con las personas a las que supervisan.

Pide a los especialistas en TIC disponibles ente empresa o contrata a profesionales externos para enseñar a los empleados en las últimas tecnologías implantadas en tu empresa. Otra opción es preparar y proporcionar a tus empleados vídeos y manuales preparados especialista en TIC. Los empleados puedan aprender las nuevas tecnologías por su cuenta.

Un último consejo antes de decidirte a reformar tu oficina o espacio de trabajo.

Consigue menos estrés y más éxito con los consejos anteriores para la renovación de oficinas. Contrata a la empresa de diseño y reforma de oficinas adecuada

La renovación de un espacio de oficinas es un gran proyecto para cualquier empresa. Con tantas cosas que considerar, puede llevar mucho tiempo y ser una carga.

Con Decoración de Stands o Dysenyo tendrás planificación y una organización adecuadas que serán clave si desea que tu proyecto de domeño de oficinas y reforma de oficina sea un éxito.

Te aconsejaremos consejos para la renovación de oficinas, puede realizar un seguimiento de tu visión y el presupuesto. El resultado final será un o espacio de oficina eficiente y funcional.

Si necesita más consejos para la reforma de tus oficinas, o simplemente suministro emules de oficina o decorar algunos de los espacios no dude en llamar a Decoración de Stands o a Dysenyo.

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