22 pasos para aprovechar al máximo tu stand ferial con éxito

La primera vez nadie tiene ni idea de cómo prepararse para asistir a una feria con un stand. Con el tiempo y varias ferias a tus espaldas todo será más fácil.

Aquí te vamos a dar algunos consejos que te darán una idea de qué esperar y cómo aprovechar al máximo las ferias y la inversión del diseño y montaje de un stand ferial para tu negocio.

Acabarás recordando tu primera feria como si fuera ayer. Con tu traje o tu uniforme con el logotipo de tu empresa y armados con folletos y catálogos con tus nuevos productos o servicios. Las muchas conversaciones productivas con tus antiguos y posibles clientes y la oportunidad de establecer contactos y crear conciencia de marca.

Estas oportunidades hacen que valga la pena asistir a las ferias. Son el escenario perfecto para presentar productos que necesitan ser vistos para ser vendidos o tienen que hacer una demostración de tu servicio cara a cara en tu relucientes stand, para obtener comentarios de primera mano de un mercado objetivo.

Del mismo modo, las ferias son el terreno ideal para un poco de investigación. Puedes observar a la competencia, investigar nuevos mercados e indagar para observar la demanda de los clientes.

Para asegurarte de obtener lo mejor de una feria, necesitas una estrategia efectiva para atraer a los visitantes, especialmente si es la primer vez que vas asistir e incluso la primera vez que vas a encargar un diseño de stand a una empresa especializada como la nuestra: Decoración de Stands.

Todo, desde el diseño del stand, las relaciones públicas previas al evento y la evaluación posterior al evento, importa ...

... ¿Pero por dónde empezar? Dividamos los requisitos típicos de las ferias o congresos en secciones, comenzando con la preparación previa a la feria.

A. Lista de control previa a la feria

Elegir una feria para asistir se reduce a elegir al promotor en la que más confianza te dé.

Paso # 1

Lo primero es lo primero, necesitas una feria comercial para asistir.

No importa a qué feria decidas asistir, los organizadores de las ferias o congresos prometen el cielo y la tierra. Sin embargo, nunca sabrás si una feria io evento es el adecuado para su negocio hasta que asistas con tu stand de diseño o modular. Cuando haya seleccionado uno o varias ferias, intenta que su participación sea lo más rentable posible.

Una vez que hayas participado en algunas ferias, desarrollarás la habilidad de saber si un evento bueno o malo par tu negocio y sobre todo productivo. Con el tiempo identificarás de las exposiciones que funcionan y dónde debes invertir tu tiempo y dinero.

Al seleccionar una feria, evento o congreso, selecciona aquellos que te brinden el mayor rendimiento en términos de número de visitantes y calidad.

Paso # 2

Elija un coordinador interno para que se encargue de administrar las operaciones de la feria.

Asignar la responsabilidad a una persona o un equipo pequeño ahorra tiempo, recursos y asegura que la preparación para la feria obtenga la dedicación que merece.

Paso # 3

Decide a qué personal asistirá a la feria en el stand.

Esto se divide en dos campos principales:

1. Personal durante el montaje y desmontaje del stand.

2. Personal durante el evento.

Teóricamente, puede hacer que el mismo personal haga ambas cosas, siempre que sepa quién es responsable de casa labor. Esto reduce los costos y limita la cantidad de personal necesario para asistir a una feria. Vale la pena capacitar al personal en el uso correcto de las herramientas y el proceso de montaje y desmontaje de stand de feria.

Mientras tanto, es una buena idea contar con un miembro del equipo que esté capacitado en salud y seguridad.

Para la feria, lleve o contrate personal multilingüe para poder hablar con más asistentes y obtener más clientes potenciales. Si bien el inglés es el idioma universal de los negocios, hablar en la lengua materna de una persona abre un diálogo inicialmente.

Al seleccionar miembros del personal de tu empresa, ten en cuenta que tendrá un impacto en en trabajo en la oficina. Su presencia en una exposición podría aumentar los volúmenes de llamadas y consultas por correo electrónico en la sede. Ten a alguien disponible para hacer esta labor.

Mientras tanto, asegúrate de que el personal en el stand esté equipado para responder todo tipo de preguntas, tanto de ventas como técnicas.

Tener personal en el stand con la actitud correcta es importante. Elige personas que involucren activamente con los asistentes y no se demore esperando la oportunidad "perfecta", que no existe. Cada miembro del personal debe ser proactivo y tener la capacidad de hacer preguntas abiertas.

Paso # 4

Organiza el alojamiento en la ciudad a la que vais a asistir

y el transporte de todos para la feria.

Idealmente, busca que el hotel esté cerca de la feria. Deberás organizar vuelos, cuando sea necesario, y transporte hacia y desde el aeropuerto. Recuerda que el personal de montaje y desmontaje necesitarán vuelos más temprano y vuelos de regreso más tarde.

Paso # 5

Dibuje tu stand en un papel.

Esto te va a dar una indicación de lo que necesitará llevar y lo ayuda a hacer los arreglos para llevar el equipo a un evento, feria o congreso.

Mientras tanto, vale la pena hacer una prueba ficticia para configurar tu stand, siempre que tengas espacio. Es una excelente manera de evaluar si todo lo que deseas en el stand se ajustará y funcionará como se espera.

Para una feria en el extranjero, asegúrate de que tu stand tenga una fuente de alimentación eléctrica y tus aparatos o equipos tengas el voltaje correspondientes (s no es así tendrá que llevar transformadores), pero recuerde que los eventos en algunos países pueden tener diferentes especificaciones de potencia y voltaje. Asegúrese de que cualquier equipo eléctrico que planee llevar cumpla con los estándares eléctricos internacionales.

Otros artículos útiles para tener incluyen tarjetas identificadoras, documentos de seguros y escáneres de códigos. Mientras tanto, vale la pena tener un plan para el manejo de todos los equipos y el almacenamiento de bienes.

Al elaborar sus planes, considere tener dos stands en un espectáculo. ¿Por qué?

Un gran stand no garantiza más clientes potenciales. De hecho, difundir su presencia le brinda una mayor oportunidad de captar clientes potenciales. Sin embargo, deberá considerar cómo manejará estos stands.

El tipo de stand que tiene también es importante. Intenta conseguir uno que tenga tantos lados abiertos como sea posible. Debes hacer que su stand sea lo más visible y accesible posible para un acceso máximo.

Igualmente, querrá asegurar un lugar que tenga un buen flujo natural. Deberá tener en cuenta las entradas y salidas de pabellón, mientras determina la mejor manera de guiar a las personas a tu stand.

Paso # 6

Organiza tu material de marketing para el stand.

Carteles, folletos, contenido de señalización digital, tarjetas de visita, folletos, bolígrafos de marca, etc. Sea lo que sea, asegúrese de que los materiales que necesita estén en su lugar antes del evento y estén disponibles en el idioma local.

Paso # 7

Ten preparada la logística del montaje del stand ordenadamente.

Hay varias opciones para realizar envíos internacionales, En función de las distancias y lo tiempos se puede recurrir el transporte terrestre, por avión o por mar. El envío por aire es más caro pero más rápido, mientras que el envío por mar es más barato, pero lleva más tiempo.

Hay muchas empresas de transporte disponibles para darnos este servicio. Sin embargo, para envíos internacionales que suele ser más complejo, valdría la pena contratar los servicios de una empresa especializada transporte internacional y exportación.

Paso # 8

Antes de una feria, aprovecha todas las oportunidades para promocionar tu asistencia a la feria.

Para aprovechar al máximo la asistencia a una feria, se recomienda una buena campaña de marketing por correo electrónico dirigida a cliente y a potenciales visitantes. Podría decirse que es la forma más rápida y rentable de llegar a una audiencia masiva.

Promociona tu marca utilizando las redes sociales para permitir que los asistentes lo reconozcan tu stand una vez que la feria esté en marcha y puedan visitar tu stand de feria. La mayoría de las ferias comerciales tienen presencia en las redes sociales, lo que le permite acceder a hashtags y conversaciones que son relevantes para el evento.

Puede continuar aprovechando al máximo las redes sociales durante el evento, publicando en tiempo real y dirigiendo a los asistentes a su stand.

Explora las oportunidades de marketing de contenidos. Algunas ferias comerciales ofrecen la oportunidad de promocionar tu negocio directamente en su sitio web. Esto puede ser un blog, un comunicado de prensa o una biografía de la empresa.

El perfil de una empresa es una excelente manera de aparecer en el sitio web del organizador de la feria. Asegúrate de completar todos los datos de contacto solicitados.

Las ventajas incluyen publicidad y exposición adicionales, la oportunidad de crear autoridad y mejorar el reconocimiento de marca en un sitio que se dirige a un público relevante. Además, obtienes enlaces a tu propio sitio web.

También debe escribir un artículo para su propio sitio web, que le permita a su base de clientes saber que asistirás. Esto les da la oportunidad de conocerte cara a cara en tu stand en la feria a la que asistes, si la oportunidad nunca antes había surgido.

Del mismo modo, es una excelente manera de anunciar nuevos productos o servicios que se exhibirán en la feria, evento o congreso a que asistes con tu marca. Un artículo escrito en el blog de tu web y promocionado previo al evento que presenta al equipo que estará en el stand, es una excelente manera de romper el hielo e informar a nuestros clientes y asistentes.

A continuación, intenta y asegurarte poder hacer una presentación en los eventos o ferias a los que asistes. Hablar sobre un tema en el que te especializas instantáneamente crea autoridad y una buena relación. Es una excelente oportunidad para lanzar su negocio también.

Cuando cierre su presentación, informa a los asistentes sobre sus productos y servicios. Reúna las tarjetas de visita para aprovechar al máximo las oportunidadåes de marketing disponibles.

Paso # 9

Verifica si tienes posibilidades de obtener una subvención del gobierno.

En algunos casos, los gobierno puede ayudar a financiar asistencias a una feria ya sea en tu país o en el extranjero.

B. Lista de control durante al feria y el funcionamiento del stand

Paso # 10

Prepárate para que las cosas no salgan según el plan.

Lo cual es normal. Es raro pasar por una feria sin problemas. La clave es no entrar en pánico, mientras permaneces con lo pies en el suelo. Todos los problemas pueden resolverse.

Paso # 11

El modo de configurar tu stand es crucial.

Tres de las cosas clave a tener en cuenta al diseñar tu stand son:

1. Visibilidad.

2. Accesibilidad.

3. Sostenibilidad

Para que tu stand sea lo más visible posible, rotula tu stand con un eslogan o frase lo más ocurrente, divertido e ingenioso que haga pararse a los asistentes en su camino.

Un slogan o frase que hace una pregunta tiende a funcionar, pero prepárate para probarla y cambiarla hasta que encuentres algo que funcione.

Del mismo modo, es interesante usar la señalización digital o pantallas digitales, no sólo para la visibilidad, sino también para la sostenibilidad. La señalización digital es otro miembro adicional del personal en el stand, entreteniendo a los visitantes si el equipo participa activamente en conversaciones con otros asistentes y están ocupados. Mientras tanto, puede usarlas para demostrar productos y servicios de forma interactiva.

Para que el diseño de tu stand sea accesible y atraiga a más personas, coloca los productos, los folletos y demás material de marketing que lo acompaña en la parte posterior. Esto obliga a las personas a entrar en tu stand para verlos.

Está claro que colocar los productos al frente de tu stand crea barreras psicológicas que hace que las personas no quieren cruzar. Haz que su stand sea accesible desde todos los ángulos posibles, permitiendo que las personas entren desde el frente, los lados e incluso desde la parte trasera, siempre que sea posible.

Mantén tu material de marketing algo desordenado, como si otras personas lo hubieran recogido. Esto suena extraño pero esto hace que su stand sea más accesible. A la gente no le gusta estropear los folletos y los catálogos perfectamente colocados.

Paso # 12

Mantén tu stand seguro.

Ten cuidado con los robos y considere cómo mantendrá tus productos seguros, de día y de noche, y durante las averías.

Paso # 13

Haga un recorrido antes de que comience la feria y un paseo durante la celebración del evento.

El echar un vistazo previo a la feria es una excelente manera de involucrar a otros expositores y generar clientes potenciales. Algunas de las mejores conversaciones y oportunidades comerciales ocurren antes del ajetreo entre los stands de una feria.

Del mismo modo es interesante hacer un trabajo detectivesco durante un evento, haciéndote pasar por un asistente. Es una excelente manera de conocer la competencia, investigar las últimas tendencias e identificar los stands donde se producen más altos niveles de interés y funcionan mejor tanto por la estrategia comercial como por el propio diseño de stands. Al evaluar a sus competidores, puede aprender mucho sobre su propio negocio en una feria comercial.

Paso # 14

Comparte tu tecnología con otros expositores, cuando corresponda.

Puede sonar contradictorio, pero en realidad, colocar tus productos en otro stand y por lo tanto colaborar con otra empresas afines es una excelente manera de obtener referencias y más visitantes a tu stand durante la feria.

Paso # 15

Mantén tu stand ocupado con actividades y presentaciones.

Las citas en red y en el stand son excelentes maneras de mantener a los visitantes en su stand. Un puesto concurrido genera curiosidad y la gente no puede evitar visitar su espacio para echar un vistazo. Sin embargo, no tenga asientos en su stand (sólo en zonas de reunión privadas). Los visitantes cansados ​​pueden terminar bloqueando tu stand.

Paso # 16

Ten disponible un lector electrónico de códigos de barras o de códigos QR.

Los asistentes a las ferias comerciales a menudo llevarán insignias con un código QR. Escanee para capturar instantáneamente toda su información clave. Esto facilita el seguimiento con los visitantes del stand después de la feria.

Además, hace que la interacción entre tu empresa y los posibles clientes sea mucho más rápida y registra todos los detalles si el personal del stand se olvida de anotar los detalles de un visitante.

Anota las conversaciones, identificando cuáles son los puntos débiles de un visitante y el producto o servicio que le interesan. Más adelante, puedes recordar la conversación cuando hagas un seguimiento de los contactos después de pasar por tu stand en el evento.

Las tarjetas de visita pueden perderse y los clientes potenciales escaneados pueden eliminarse. Si alguien toma en serio sus productos o servicios, solicita sus detalles verbalmente, no les importará tomarse el tiempo porque valoran lo que estás ofreciendo.

Paso # 17

No abandones la feria temprano.

Para exprimir hasta la última oportunidad de una feria, no salgas temprano, como suelen hacer muchos expositores. En ocasiones el mejor contacto del día puede que tenga la costumbre de llegar justo al final de una feria o incluso después del cierre del evento.

C. Lista de control posterior a la feria

Paso # 18

Ingresa todos los visitantes a stand en un sistema de gestión

de relaciones con el cliente.

Luego puedes realizar un seguimiento del rendimiento de cada cliente potencial en las semanas y meses siguientes. La análisis de los contactos puede llevar mucho tiempo. Mientras tanto, todo esto puede ayudarlo a determinar el rendimiento de la feria a la que hemos asistido y si vale la pena invertir en una segunda o tercera vez y a cuál Dedes acudir.

Paso # 19

Haz un seguimiento después del evento.

Realizar un seguimiento de los visitantes al stand dentro de los siete días después de la feria es imprescindible si deseas iniciar una labor comercial con los clientes potenciales más interesantes. Los asistentes hablan con cientos de expositores sobre los mismos temas. Para destacar sobre la competencia, debes hacer un seguimiento rápido de ellos.

Paso # 20

Si la feria ha sido un éxito, vuelva a reservarla lo antes posible.

Esto te ayudará a asegurar una mejor ubicación de tu stand en la feria la próxima vez. Con ello podrás organizar mejor el diseño del stand con un espacio ya asignado.

Paso # 21

Si una feria funcione para su negocio, repite cada año.

Ten la costumbre de asistir año tras año, para construir una presencia.

Esto aumenta la estabilidad de la marca y los asistentes esperan encontrarte. Es mucho más importante asistir a una feria comercial de manera consistente en lugar de tener el stand más grande.

Paso # 22

Prepara un informe posterior al evento.

Reúne al equipo que ha participado en el el stand ferial para obtener comentarios sobre lo que funcionó, lo que no funcionó y lo que se puede mejorar. Obtén las opiniones de otras pe rsonas sobre la feria.

Es una buena práctica obtener una muestra representativa de respuestas y evaluar el éxito del stand en esa feria armado con toda la información. Quizás lo que creas que funcionó, alguien más podría estar en desacuerdo. Vale la pena una conversación abierta para descubrir si realmente aprovechó al máximo la feria.

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Sacar el máximo provecho de una feria depende de muchos factores que caen en su lugar, a la vez que requieren tiempo, dinero y recursos. Asistir a una feria comercial puede parecer un sacrificio, a pesar de tener muchos beneficios.

Espero que estos pequeños consejos te puedan a ayudar a tener más claro cómo empezar a planificar tu primer stand de feria. Tanto en la planificación de la búsqueda de la feria y la ciudad más adecuada la que asistir como a la organización tanto to de concepto como de espacio de tu stand.

En cuanto a la planificación de espacio y sobre todo al diseño de ese espacio que tan caro te cuesta, recomendamos contratar a una empresa especializada en diseño y montaje de stand, como la nuestra (www.decoraciondestands.com) que se encarga de todo el desarrollo y planificación de ese diseño, planimetrías, fabricación, suministros de otros elementos como la gráfica, el mobiliario o los servicios especiales de cada ente feria, el montaje y desmontaje del propio stand. Por no hablar de la logística del transporte si la feria se realiza en otros países distintos a tuyo.

Si tienes pensado participar próximamente en una feria no dudes en contactar con nosotros para asesorarte y darle solución a tu proyecto y a tus preguntas. Puedes contactar a través de nuestro formulario web pinchado aquí o llamando al teléfono 615 246 138.

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